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Aspectos legales generales

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Política de tratamiento de datos personales

La ASOCIACIÓN NACIONAL DE COMERCIO EXTERIOR, en
adelante ANALDEX, es una agremiación sin ánimo de lucro, cuyo
propósito es el de fomentar y fortalecer la actividad de comercio
exterior del país, promover la imagen de Colombia y apoyar el
diseño y ejecución de políticas públicas, así como asesorar
técnicamente a los actores del comercio exterior. Sumado a lo
anterior, actúa como asesor de organismos nacionales e
internacionales para fortalecer e identificar medidas que faciliten el
proceso de exportación de los productos colombianos, la
internacionalización de las empresas y en general, sobre temas de
facilitación del comercio.

La Asociación, comprometida con la protección del derecho
constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar,
rectificar o suprimir los datos personales que se hayan recogido
sobre ellas en bases de datos, y los demás derechos, libertades y
garantías a que se refieren la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de
Protección de Datos Personales, implementa las presentes políticas
generales para el tratamiento de los datos de empleados, entidades
públicas y privadas, aliados estratégicos, proveedores, contratistas o
cualquier tercero que haga parte de su base de datos.

ANALDEX en su condición de responsable del tratamiento de datos
personales, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 1377 de

2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente
manual para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la
protección de datos personales.

PRIMERO – Ámbito de Aplicación: Las políticas y procedimientos
consagrados en este manual se aplicarán a ANALDEX, incluyendo
sus direcciones regionales ubicadas en las ciudades de Barranquilla,
Cali y Medellín, sin perjuicio de nuevas sedes futuras a las que se
someterán lo dispuesto en este documento. Los presentes artículos
aplican para cualquier registro de datos personales realizado en
forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a
cualquier producto o servicio de la Asociación.

ANALDEX se encarga directamente del tratamiento de los datos
personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un
tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención
e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para
la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad
de los mismos.
Para los efectos del presente manual, se entiende por:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada
por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus
datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del
titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que
sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Es el dato que por su naturaleza íntima o
reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que la ley o la constitución política
determina como tal, como todos aquellos que no sean
semiprivados o privados.
Dato semiprivado: Es el dato que no tienen naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de
personas.
Dato sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí mismo o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tienen lugar cuando el
responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del país cuando
tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente manual, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada el titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso o informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual, la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en el presente manual y la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme al presente manual y la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere el presente manual, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengas la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellos corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el presente manual, la ley y en el términos de los mismos.
Analdex ha clasificado sus bases de datos de la siguiente forma:
1. Bases de datos de afiliados: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, las cuales de manera voluntaria y con el ánimo de afiliarse a la Asociación, adquieren la calidad de afiliados con el fin de acceder a derechos, prerrogativas y servicios que otorga esta condición.
2. Base de datos de empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Asociación, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la Asociación dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
3. Base de datos de contratistas y proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas jurídicas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la Asociación, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
4. Base de datos para la comercialización: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, cuyo tratamiento tiene como finalidad brindar información de los productos y servicios prestados por la Asociación. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento.
Analdex requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para la recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales de este último. Para ello Analdex, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada por el titular, la cual estará disponible para verificación por parte de este último en cualquier momento.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Analdex y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
Analdex utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
En cualquier caso, la autorización debe ser dada por el titular y en esta se debe poder verificar que este conoce y acepta que la Analdex recoja y utilice la información para los fines que se le indicarán de manera previa al otorgamiento de la autorización. La autorización solicitada por la Analdex deberá incluir: 1. Responsable del tratamiento. 2. Datos que se recopilan. 3. Finalidad del tratamiento de los datos. 4. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular. 5. Se debe indicar si los datos que se pretende recopilar son datos sensibles y en este caso indicar expresamente al titular que no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.
No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de los siguientes datos personales: 1. Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 2. Datos relativos al estado civil de las personas. 3. Datos referidos a la profesión u oficio. 4. Datos sobre la calidad de comerciante o servidor público.
Analdex reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Analdex. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Analdex salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de acuerdo a lo establecido en la ley.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Analdex atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Incluir en sus bases de datos de tratamiento de datos personales solo información suministrada que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, de acuerdo a todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el titular se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Incluir en sus bases de datos únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley y en estas políticas.
Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en el presente documento.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, o ante la Superintendencia de Industria y Comercio, incluir una leyenda sobre los datos en discusión que evidencien que existe una reclamación sobre los mismos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. Analdex deberá suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por Analdex, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. Mediante comunicación escrita o por correo electrónico podrá: solicitar información acerca de los datos personales que reposen en la base de datos que maneja Analdex y ejercer los demás derechos previstos la ley.
La Dirección de Asuntos Legales será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y revocar la autorización.
En todo momento, el titular de los datos podrá recurrir al área arriba mencionada con el fin de ejercer sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización del uso de sus datos, de conformidad con lo previsto la ley. Para lo anterior, podrá comunicarse directamente con el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos, enviando su solicitud por escrito al correo electrónico: protecciondedatos@analdex.org
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013: a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente. b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
La solicitud deberá incluir los siguientes datos:
Nombres y apellidos.
Tipo de documento.
Número de documento.
Teléfono.
Ciudad.
Correo electrónico.
Asunto.
Para la atención de las solicitudes presentadas por los titulares o personas legitimadas, el término será de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Nombre: Asociación Nacional De Comercio Exterior
Dirección: Calle 40 No. 13-09 piso 10 Edificio UGI BOGOTÁ
Correo electrónico: protecciondedatos@analdex.org
Teléfono: (57-1) 5700600 Ext. 24
Las políticas contenidas en el presente manual tienen vigencia desde el primero de septiembre de dos mil dieciséis.

Beneficios vigentes

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Analdex 50 años
Una plataforma de la Asociación Nacional de Comercio Exterior - Analdex.

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Beyond es una plataforma para que empresarios de todos los sectores y tamaños reserven citas con los asesores comerciales o de servicio de empresas de servicios B2B o instituciones de desarrollo empresarial con el propósito de promover y facilitar el acceso a todos los servicios del ecosistema empresarial. Beyond cuenta con el sello y la experiencia de 50 años de la Asociación Nacional de Comercio Exterior – Analdex.

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